グループウェアとはなにか

グループウェアはカレンダー機能やBBS機能などのコミュニケーション機能の他に、各種精算機能などが搭載されている情報共有ツールです。
もともとはカレンダー機能やスケジュール調整機能が注目されてきていますが、ファイル共有機能など、業務で使う機能に焦点が移ってきています。


グループウェアを採用する企業が求める能力としては社員ごとに使う機能と部署ごとなどある程度の人数で情報共有を行うツールが求められています。

グループウェアでは個人ごとのスケジュールを部署でも共有することができますし、BBSを使えば社員全体で考える議題も設定可能です。



これまでの社内での情報共有としては、直接会って話をするくらいしかありませんでしたが、情報をもっている人が会社の情報ツールであるグループウェアに登録することで重要なデータや情報を簡単に共有することができるようになりました。さらにグループウェアはコスト削減にもつながっていきます。

企業内での情報共有としてはWORDやパワーポイントなどで作成されたデータをメールでやり取りすることが多くありましたが、修正するたびに送り返すことになり、メールサーバの負担が問題となったり、送れるファイルに制限があるなど使い勝手がよくありませんでした。



しかし、ファイル共有機能を利用することで必要な方が必要なときにファイルをダウンロードできるようになったことで無駄にファイルをやり取りすることがなくなってきています。